Постановление Совета Министров ДНР №17-22 от 02.09.2015 г. | Об утверждении правил ведения нотариального делопроизводства в Донецкой Народной Республике. Опубликовано 03.11.2015г. (утратило силу Постановлением Правительства ДНР № 25-13 от 12.09.2019г.)

Скачиваний	5
Дата регистрации в Минюсте:
Размер файла:	14 MB
Дата публикации:	16:00 03.11.2015
Скачать

ДОНЕЦКАЯ НАРОДНАЯ РЕСПУБЛИКА
СОВЕТ МИНИСТРОВ

Утратило силу Постановлением Правительства ДНР № 25-13 от 12.09.2019г.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

№ 17-22 от 02.09.2015 г.

 

Об утверждении Правил ведения нотариального делопроизводства в
Донецкой Народной Республике

 

В целях установления единого порядка организации работы с нотариальными документами в Донецкой Народной Республике, осуществления контроля соблюдения правил нотариального делопроизводства, а также хранения и передачи нотариальных архивов, Совет Министров Донецкой Народной Республики постановляет:
1. Утвердить Правила ведения нотариального делопроизводства в Донецкой Народной Республике.
2. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на и.о. министра юстиции Донецкой Народной Республики Радомскую Е. В.
3. Настоящее Постановление вступает в силу с момента опубликования.

 

Председатель
Совета Министров                                                                                    А. В. Захарченко

 

УТВЕРЖДЕНО:
Постановлением Совета Министров
Донецкой Народной Республики
от 02.09.2015 г. №17-22

Правила
ведения нотариального делопроизводства
в Донецкой Народной Республике

I. Общие положения

1.1. Правила ведения нотариального делопроизводства в Донецкой Народной Республике (далее - Правила) устанавливают единый порядок организации работы с нотариальными документами в Донецкой Народной Республике, осуществления контроля соблюдения правил нотариального делопроизводства, а также хранения и передачи нотариальных архивов в соответствии с требованиями этих Правил.
1.2. Правила регулируют документирование нотариальной деятельности и документооборот с момента создания или получения документов до их передачи в Республиканский нотариальный архив Министерства юстиции Донецкой Народной Республики (далее - Республиканский нотариальный архив) или уничтожения.
1.3. Делопроизводство ведется на русском языке.

II. Делопроизводство нотариуса,
Республиканского нотариального архива.

2.1. Организационно-распорядительные документы нотариусом, Республиканским нотариальным архивом ведутся с соблюдением требований Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Донецкой Народной Республики (далее - Правил делопроизводства в органах исполнительной власти), утвержденных Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 10.01.2015 г. № 1-2, и Инструкции по делопроизводству, по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации.
2.2. Порядок ведения делопроизводства, содержащий информацию с ограниченным доступом, определяется Инструкцией о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащей служебную информацию.
2.3. Нотариальное делопроизводство регулируется настоящими Правилами и иным действующим законодательством.
2.4. Неотъемлемой составляющей нотариального делопроизводства и документационного обеспечения нотариального процесса являются бланки единого образца для совершения нотариальных действий (далее - бланки), которые используются нотариусами исключительно во время совершения нотариальных действий.
2.5. Снабжение, расходование, хранение, организация оборота (обращения) бланков и отчетности об их использовании осуществляются в соответствии с Временным положением о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка единого образца для совершения нотариальных действий, другими нормативными правовыми актами.
2.6. Нотариальное делопроизводство включает:
2.6.1. ведение реестров для регистрации нотариальных действий в соответствии с требованиями порядка, установленного Министерством юстиции Донецкой Народной Республики, книг, журналов регистрации (учета), предусмотренных номенклатурой, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия;
2.6.2. хранение, учет, выдачу и использование нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия;
2.6.3. составление, оформление, регистрацию, учет и исполнение, Республиканским нотариальным архивом, нотариусом документов по требованию и предоставлению сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, в том числе предусмотренных международными договорами, в связи с предоставлением правовой помощи;
2.6.4. регистрацию, учет, хранение и передачу Республиканским нотариальным архивом, нотариусом справок, документов и сведений о совершенных нотариальных действиях, в том числе сведений, переданных налоговым органам, об удостоверенных договорах, выданных свидетельствах о праве на наследство и т.п.;
2.6.5. рассмотрение обращений физических и юридических лиц по вопросам совершения нотариальных действий, в сроки, определенные законодательством Донецкой Народной Республики;
2.6.6. временное хранение документов у нотариуса и их подготовку для передачи в Республиканский нотариальный архив.

III. Ответственность за организацию делопроизводства и архива

3.1. Ответственным за организацию общего и нотариального делопроизводства и архива (далее - делопроизводство) является нотариус, в Республиканском нотариальном архиве - заведующий.
3.2. Заведующий Республиканским нотариальным архивом назначает лицо, ответственное за ведение нотариального делопроизводства, о чем издается соответствующий приказ.
3.3. Сотрудники Республиканского нотариального архива являются ответственными за поддержание порядка ведения, использования и хранения реестров, книг учета, журналов, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, а также за нотариальные документы, которые находятся в их производстве.
3.4. Нотариус может возложить организацию делопроизводства на лицо, находящееся с ним в трудовых отношениях.
3.5. В случае утери документов нотариального делопроизводства лицо, ответственное за организацию делопроизводства, должно немедленно доложить об этом заведующему Республиканским нотариальным архивом, нотариусу, который в свою очередь сообщает об этом в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики (далее - Министерство юстиции) для принятия необходимых мер.

IV. Порядок приема-передачи документов нотариального делопроизводства в случае смены лица, ответственного за ведение делопроизводства в Республиканском нотариальном архиве, замещения
(прекращения нотариальной деятельности) нотариуса.

4.1. При увольнении или переходе на другую работу лица, на которое возложена организация делопроизводства в Республиканском нотариальном архиве, дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, должны быть переданы другому лицу, которое принимает документы.
4.2. Для приема-передачи документов делопроизводства в Республиканском нотариальном архиве, приказом Заведующего архивом назначается комиссия в составе не менее трех человек, которая проверяет наличие и состояние документов, о чем составляется акт приема-передачи (Приложение 1). Акт приема-передачи документов делопроизводства подписывается членами комиссии, лицом, которое сдает, и лицом, которое принимает документы делопроизводства, и утверждается Заведующим архивом.
4.3. Во время приема-передачи документов делопроизводства проверяются:
4.3.1. наличие и состояние дел (нарядов) постоянного, длительного (более 10 лет) хранения;
4.3.2. наличие и состояние учетных документов и справочного аппарата к делам (нарядам);
4.3.3. наличие печатей и штампов;
4.3.4. соблюдение порядка хранения, расходования и отчетности специальных бланков нотариальных документов и бланков документов информационной системы;
4.3.5. наличие и состояние материально-технического оборудования и инвентаря;
4.3.6. состояние и условия хранения документов.
4.4. Кроме того, проверяется количество документов, находящихся в текущем делопроизводстве, и количество документов, хранящихся в Республиканском нотариальном архиве.
4.5. В случае выявления недостачи документов делопроизводства комиссия составляет акт (Приложение 2) и немедленно сообщает об этом в Министерство юстиции для принятия неотложных мер по розыску документов делопроизводства и имущества Республиканского нотариального архива
4.6. При увольнении лица, ответственного за организацию делопроизводства, нотариус обязан проверить наличие и состояние документов, о чем составляется соответствующая справка (Приложение 3).
4.7. В случае замещения нотариуса, использование его документов и архива осуществляется в порядке и в пределах сроков, определенных договором о замещении его другим нотариусом.
4.8. Документы делопроизводства передаются нотариусом, которого замещают, для использования на основании акта приема-передачи нотариусу, который его замещает, и подписывается ими (Приложение 4).
4.9. При смене нотариального округа или прекращения нотариальной деятельности (в том числе в связи с аннулированием свидетельства о праве на занятие нотариальной деятельностью), нотариус обязан в течение одного месяца со дня получения копии приказа Министерства юстиции передать в Республиканский нотариальный архив все документы делопроизводства. Если этот срок является недостаточным, он может быть продлен по решению Министерства юстиции, но не более чем на один месяц.
4.12. Дела (наряды) должны быть сформированы и переданы в Республиканский нотариальный архив в соответствии с настоящими Правилами.
4.13. В случае невозможности по состоянию здоровья или по другим причинам, а также в связи со смертью нотариуса или отказом нотариуса лично осуществить передачу документов делопроизводства в установленные сроки эта обязанность возлагается на Министерство юстиции, которое в случае необходимости привлекает к этому представителей органов внутренних дел.
4.14. В этом случае передачу документов в Республиканский нотариальный архив проводит Центральная экспертная комиссия Министерства юстиции Донецкой Народной Республики (далее - ЦЭК), в состав которой должно входить не менее трех человек.

V. Составление и оформление
организационно-распорядительных документов

5.1. Состав реквизитов организационно-распорядительной
документации и порядок их расположения устанавливается в соответствии с нормами действующего законодательства.
5.2. Служебные документы должны иметь такие обязательные реквизиты: название учреждения, наименование вида документа, дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Для обеспечения юридической силы документа необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов и соблюдение порядка их размещения. Во время подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может дополняться другими реквизитами, если этого требует назначение документа или его обработка.
5.3. Служебные документы оформляются на бланке Республиканского нотариального архива и бланке нотариуса. Документы создаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм) (далее - листы формата А 4) и А 5 (210 х 148 мм) (далее - листы формата А 5). В отдельных случаях разрешается использование бумаги формата А 3 (297 х 420 мм) (далее - листы формата А 3) - для оформления документов в виде таблиц и формата А 6 (105 х 148 мм) (далее - листы формата А 6) - для резолюций (поручений). Составление документов на бумаге произвольного формата не допускается.
5.4. Бланки должны изготавливаться на основе углового или продольного размещения реквизитов. Следует применять такие виды бланков документов:
5.4.1 общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа);
5.4.2. бланк письма;
5.4.3. бланк конкретного вида документа (с указанием в бланке названия вида документа).
5.5. Бланк письма должен включать такие реквизиты:
5.5.1. название учреждения высшего уровня;
5.5.2. наименование Республиканского нотариального архива; фамилии, имени, отчества нотариуса;
5.5.3. справочные данные (почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и т.п.);
5.5.4. дата документа и регистрационный индекс документа;
5.5.5. ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
5.6. Не допускается размещение на бланках Республиканского нотариального архива, нотариуса информационного материала (рекламный логотип, символы, распорядок работы и т.п.), который является рекламой и не имеет отношения к документу.
5.7. Название Республиканского нотариального архива должно отвечать названию, отмеченному в положении о нем.
5.8. Название вида документа должно быть отмечено на всех документах, за исключением писем.
5.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дата на документе проставляется арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год, разделяемые точками. Например, 15 ноября 2015 года следует писать: 15.11.2015. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ней проставляется ноль. Например, 3 октября 2014 года следует писать: 03.10.2014. В текстах нормативных правовых актов и документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты: «24 сентября 2014 года».
5.10. Регистрационный индекс состоит из его порядкового номера в пределах группы регистрируемых документов, дополняемый индексом в соответствии с номенклатурой. Составные части индекса отделяются одна от другой правосторонней черточкой скоса.
5.11. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.
5.12. К каждому документу, который печатается на бумаге формата А 4, независимо от его назначения, составляется заголовок, которое должно быть максимально сжатым и емким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ»?. Заголовок не составляется к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А 5.
5.13. Текст документа изготавливается с помощью общепринятых технических средств. При подготовке документа на компьютере рекомендовано использовать шрифты размером 12 - 14 печатных пунктов и гарнитуру Times New Roman. Текст должен содержать определенную аргументированную информацию, изложенную сжато, грамотно, понятно, без повторений и зачеркиваний. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь такие поля: 30 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
5.14. Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей, в первой отмечается основание или обоснование для составления документа, во второй - выводы, предложения, распоряжения или просьбы.
5.15. Если документ адресуется учреждению, его структурному подразделению, наименование учреждения, его структурного подразделения без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже. Например:

Академия наук

Донецкой Народной Республики

Отдел планирования

 

В случае если документ направляется конкретному должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия лица - в дательном. Например:

Архивное управление Финансово-экономический отдел начальнику отдела Инициалы, фамилия

 

В случае если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже. Например:

Председателю Верховного суда Донецкой Народной Республики Инициалы, фамилия

 

При адресации документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание. Например:

Министерство Внутренних Дел Донецкой Народной Республики Заместителю министра, генерал-майору полиции Инициалы, фамилия

 

При адресации документа в несколько однородных по характеру деятельности учреждений или в несколько структурных подразделений одного учреждения их указывают обобщенно. Например:

Начальникам территориальных органов Министерства юстиции Донецкой Народной Республики

 

Документ не должен иметь больше, чем четыре адресата. Слово «копия» перед указанием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае адресации документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку и на каждом документе отмечается только один адресат.

К реквизиту «Адресат» может входить адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны отвечать правилам пользования почтовой связью.

Полный адрес отмечается в случае адресации документа разовым корреспондентам. Например:

Управление охраны природы ул. Дубравная, 10, Донецк-102 83102

 

В случае адресации документа гражданину пишут адрес получателя в именительном падеже в такой последовательности: фамилия, имя и отчество, наименование улицы, номер дома, квартиры, наименования населенного пункта, района, области, почтовый индекс. Например:

Иванов Иван Иванович ул. Фомина, д. 10, кв. 5, г. Донецк, 83087

 

В случае адресации документа организации указывают ее название, потом почтовый адрес. Например:

Птицефабрика «Енакиевская» ул. Металлургов, д. 4, Енакиево, 81036

 

5.16. Все служебные документы подписываются заведующим Республиканским нотариальным архивом. Нотариус подписывает документы лично. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенно - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Нотариус Торезского городского нотариального округа	(подпись)	И.О. Фамилия
Заведующий Республиканским нотариальным архивом	(подпись)	И.О. Фамилия
При подписании документов, составленных комиссией,		отмечаются не
должности лиц, составивших	документ, а их статус в составе комиссии,
например: Председатель комиссии	(подпись)	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	(подпись)	И.О. Фамилия
	(подпись)	И.О. Фамилия

5.17. Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.п.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Например:
Приложение к приказу заведующего Республиканским нотариальным архивом 20.08.2014 № 159
5.18. В случае наличия нескольких приложений на них отмечаются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.п. Знак № перед цифровым обозначением не ставится.
5.19. Приложения, которые являются самостоятельными документами без указания адресной части и посылаются с сопроводительным письмом, оформляются в таком порядке:
5.19.1. о наличии приложений к документам отмечается после текста документа перед подписью;
5.19.2 если документ имеет приложения, полное название которых приводится в тексте, то отметку о наличии приложений оформляют так:
Приложение: на 7 стр. в 2 экз.;
5.19.3. если документ имеет приложения, полное название которых в тексте не приводится, то их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве их экземпляров, например:
Приложение: объяснительная записка к проекту приказа на 3 стр. в 1
экз.
5.20. Заведующий Республиканским нотариальным архивом, нотариус имеют право издавать приказы по административно-хозяйственным вопросам, нотариус - также по личному составу.
5.21. Изданные заведующим Республиканским нотариальным архивом, нотариусом в пределах своей компетенции приказы оформляются на бланке формата А 4 и регистрируются в книге приказов.
5.22. Обсуждение вопросов на собраниях, совещаниях фиксируется в протоколах, которые оформляются на основании записей, сделанных во время заседаний. Протоколы подписываются председательствующим на собрании и секретарем.

VI. Составление и оформление нотариальных документов

6.1. Составление и оформление нотариальных документов осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством Донецкой Народной Республики.
6.2. Для регистрации (учета) нотариальных документов и документов, на основании которых совершаются нотариальные действия, нотариусом, заводятся книги и журналы, предусмотренные типовой номенклатурой дел согласно приложениям (Приложения 5 - 21).
6.3. Реестр для регистрации нотариальных действий (Приложение 22), Реестр для регистрации запретов отчуждения недвижимого и движимого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судами, следственными органами, и регистрации снятия таких запретов и арестов (Приложение 23), а также другие книги и журналы ведутся в соответствии с формами, установленными настоящими Правилами.
6.4. Реестр для регистрации запретов отчуждения недвижимого и движимого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судами, следственными органами, и регистрации снятия таких запретов и арестов, книги и журналы, предусмотренные типовой номенклатурой, должны быть прошиты, количество листов пронумеровано и скреплено подписью и печатью заведующего Республиканским нотариальным архивом, нотариуса.
6.5. Реестры, книги, журналы заполняются от руки чернилами или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, четко и понятно, разборчивым почерком, без пропусков. Запись в реестрах, книгах и журналах карандашом не допускается.
6.6. На документе, который выдается нотариусом, или в удостоверительной надписи проставляется номер, по которому нотариальное действие зарегистрировано в реестре для регистрации нотариальных действий. Дата записи в реестре должна соответствовать дате совершения нотариального действия и дате составления документа.
6.7. Оформление документа включает его подписание. Свою подпись на документе нотариус скрепляет печатью.
6.8. Печать проставляется на документе, оформленном в связи с совершением нотариального действия, предусмотренного действующим законодательством Донецкой Народной Республики, а также на запросах об истребовании документов, о предоставлении сведений, необходимых для совершения нотариальных действий, справках о возврате платежей и других документах, на которых проставление оттиска печати является обязательным.
6.9. Тексты нотариально удостоверяемых сделок, удостоверяемых копий (фотокопий) документов и выписок из них, тексты переводов и заявлений должны быть написаны понятно и четко, даты, касающиеся содержания удостоверяемых сделок, должны быть обозначены хотя бы один раз словами, а наименование юридических лиц - без сокращений с указанием их местонахождения и кода налогоплательщика по ЕГРПО или налоговому номеру. В необходимых случаях отмечаются номера счетов юридических лиц в банках (кредитных учреждениях).
6.10. Фамилии, имена, отчества физических лиц, их место жительства, а в случаях, предусмотренных действующим законодательством, дата и место их рождения, место работы, кроме уполномоченных представителей юридических лиц, должны быть написаны полностью с указанием регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика.
6.11. При удостоверении сделок при участии иностранных граждан отмечаются также их гражданство, адрес постоянного места жительства, а при удостоверении сделок при участии иностранных юридических лиц - место нахождения и государство, где зарегистрировано юридическое лицо.
6.12. Текст нотариально оформляемого документа (договора, завещания, доверенности, заявления и т.п.) должен быть изложен понятно, четко, грамотно, не должен иметь подчисток, с соблюдением требований действующего законодательства.
В случае если текст нотариально оформленного документа изложен не грамотно, не четко (не понятно), изменения или дополнения к нему вносятся и оформляются нотариусом в порядке, установленном законодательством Донецкой Народной Республики.
6.13. В случае допущения ошибки технического характера, в тексте нотариально оформленного документа, который не требует подписи лица, обратившегося за совершением нотариального действия (свидетельства, выданного нотариусом, копии документа, дубликата документа и т.п.), внесение дописок либо исправлений в тексте документа оговаривается нотариусом после удостоверительной надписи с указанием даты и проставлением подписи нотариуса и печати на такой оговорке.
6.14. Дописки или исправления, сделанные в тексте сделки, должны быть оговорены нотариусом перед подписью сторон сделки и других лиц, подписавших сделку (договор, завещание, доверенность и т.п.), а также подписаны лицами, совершаемыми нотариальное действие, с указанием даты внесения оговорки или исправления и скреплены подписью и печатью нотариуса, а так же оговорены нотариусом после удостоверительной надписи с указанием даты и проставлением подписи нотариуса и печати на такой оговорке.
6.15. Исправление ошибки оговаривается нотариусом, совершившим нотариальное действие (в случае передачи дел на хранение в Республиканский нотариальный архив - Заведующим архива) после удостоверительной надписи, с указанием даты и проставлением своей подписи и печати на такой оговорке. При этом все исправления должны быть сделаны таким образом, чтобы можно было прочитать как исправленное, так и ошибочно написанное, а потом зачеркнутое.
6.16. При совершении нотариальных действий нотариусы применяют удостоверительные надписи, выдают свидетельства в соответствии с формами, установленными настоящими Правилами (Приложение 24).
6.17. Тексты договоров, завещаний, доверенностей, свидетельств, актов о морских протестах и протестах векселей, переводов в случае свидетельствования нотариусом верности перевода документа с одного языка на другой, заявлений, на которых нотариусом удостоверяется подлинность подписи, за исключением экземпляров, остающихся в делах нотариуса, а также дубликатов нотариальных документов, излагаются на бланках.
6.18. Текст нотариально оформленного документа и удостоверительная надпись могут излагаться, как на лицевой, так и на оборотной стороне бланка.
6.19. Если удостоверительная надпись излагается на обороте оформляемого документа, то на лицевой стороне последней страницы документа отмечается часть удостоверительной надписи, начиная с наименования города (поселка, района), где находится рабочее место нотариуса, а на его оборотную сторону переносится другая часть наименования. Например: «город До» и дальше на обороте документа - «нецк».
6.20. Удостоверительная надпись должна быть написана понятно, четко, грамотно, без подчисток. Дописки или исправления, сделанные в тексте удостоверительной надписи, оговариваются нотариусом, совершившим нотариальное действие, после удостоверительной надписи и скрепляются его подписью и печатью с указанием даты.
6.21. Если удостоверительная надпись не помещается на нотариально оформляемом документе, он должен быть продолжен на прикрепленном к документу бланке, если нотариальное действие совершалось на бланке. В этом случае листы, на которых изложен текст документа, и листы с продолжением удостоверительной надписи скрепляются способом, который делает невозможным их разъединение без нарушения целостности. Листы должны быть пронумерованы, количество их скреплено подписью нотариуса и его печатью.
6.22. Для проставления удостоверительной надписи могут использоваться штампы с текстом соответствующей надписи. Для оформления нотариальных документов также могут применяться мастичные штампы со словами «копия», «копия с копии», «дубликат, имеющий силу оригинала», «верно» и т.п.
6.23. В случае отсутствия необходимых удостоверительных надписей или свидетельств, которые бы соответствовали совершаемому нотариальному действию, нотариус может применять ту из форм, которая больше всего соответствует этому нотариальному действию, с применением отдельных элементов других удостоверительных надписей и свидетельств.
6.24. Составление, оформление и исполнение нотариусом документов в связи с предоставлением правовой помощи осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства.
6.25. Документы, изложенные на двух и более листах, предоставляемые для совершения нотариального действия, должны быть прошиты способом, который делает невозможным их разъединение без нарушения целостности.
6.26. Количество прошитых листов скрепляется подписью и печатью лица, выдавшего документ, с указанием должности. На прошитом (прошнурованном) документе делается надпись: «Всего прошито (или прошнуровано), пронумеровано и скреплено печатью _____ листов».
6.27. Дописки и исправления, имеющиеся в документах, предоставляемых для нотариального оформления, должны быть оговорены подписью должностного (уполномоченного на то) лица и печатью юридического лица или физического лица - предпринимателя, выдавшего документ. При этом исправления должны быть сделаны таким образом, чтобы можно было прочитать как исправленное, так и ошибочно написанное, а потом зачеркнутое.
6.28. Не принимаются для нотариального оформления документы:
6.28.1. не соответствующие требованиям законодательства;
6.28.2. содержащие сведения, порочащие честь, достоинство и деловую репутацию физического лица или деловую репутацию юридического лица;
6.28.3. имеющие подчистки или дописки, зачеркнутые слова или другие неоговоренные исправления, документы, текст которых невозможно прочитать в результате повреждения, а также написанные карандашом;
6.28.4. в которых нельзя прочитать текст в первичном написании, как, например, документы, залитые чернилами, водой, потертые и т.п.;
6.28.5. порванные документы;
6.28.6. изложенные на двух и более листах, если листы не прошиты, не пронумерованы и количество прошитых листов не скреплено подписью должностного (уполномоченного на то) лица и печатью юридического лица или физического лица - предпринимателя, выдавшего документ.

VII. Порядок ведения и заполнения реестров для
регистрации нотариальных действий

7.1. Обо всех нотариальных действиях, совершенных нотариусами, делается запись в реестрах для регистрации нотариальных действий.
7.2. Каждый нотариус ведет один реестр для регистрации нотариальных действий (далее - Реестр), нумерация в котором начинается в первый рабочий день нового года и заканчивается в последний рабочий день этого года. Ведение нотариусом одновременно более одного Реестра запрещается. Реестры, не законченные в предыдущем году, не могут использоваться нотариусом в следующем году. В случае окончания Реестра нотариус может использовать новый Реестр, зарегистрированный в Министерстве юстиции в установленном порядке. Титульная страница Реестра (если титульная страница ламинируемая, следующая за ней) оформляется с соблюдением требований настоящих Правил.
7.3. В случае отсутствия нотариуса (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) и возложения обязанностей на другого нотариуса, нотариус, замещающий отсутствующего нотариуса, ведет отдельный Реестр. Реестр ведется с соблюдением требований, установленных настоящими Правилами.
7.4. Нотариус, замещающий другого нотариуса, совершает нотариальные действия от своего имени, использует бланки, полученные им лично, и прикладывает свою личную печать. Все нотариальные действия, совершенные нотариусом, замещающим другого нотариуса, подлежат регистрации им в Реестре с отметкой об их совершении в порядке замещения в удостоверительной надписи на оформленных им документах.
7.5. Реестр, который ведется нотариусом при замещении, может использоваться в течение одного делопроизводственного года. После окончания срока исполнения нотариусом обязанностей по замещению Реестр закрывается итоговой записью, о чем делается запись в графах 1 - 7 и проставляется отметка в графе 10 журнала учета реестров для регистрации нотариальных действий (далее - Журнал), который ведется Министерством юстиции по форме (Приложение 25).
Местом совершения нотариальных действий в порядке замещения является рабочее место нотариуса, которого замещают.
7.6. После прекращения полномочий нотариусом, замещающим другого нотариуса, составляется акт приема-передачи, в котором отмечается количество дел нотариальных документов в нотариальном делопроизводстве, переданных в связи с замещением и возвращенных замещаемому нотариусу, сведения об изменениях в составе и объеме фонда, причины такого изменения. Реестр и наработанные документы хранятся у нотариуса по месту замещения.
7.7. Реестры должны быть прошнурованы, листы пронумерованы. Количество листов в Реестре удостоверяется подписью уполномоченного должностного лица Министерства юстиции. Подпись уполномоченного должностного лица Министерства юстиции скрепляется печатью Министерства юстиции.
7.8. Каждому Реестру Министерством юстиции присваивается регистрационный номер, состоящий из шестизначной цифры и отмечается в угловом штампе Министерства юстиции, проставляемом в верхнем правом углу следующей за титульной страницы Реестра, скрепляется подписью уполномоченного должностного лица и печатью Министерства юстиции.
Например: запись в Журнале начинается с номера 000001, следующий номер - 000002.
7.9. Уполномоченным должностным лицом Министерства юстиции в Журнале отмечаются фамилия, имя и отчество нотариуса, получившего Реестр, дата регистрации Реестра, порядковые номера, под которыми начата и закончена запись нотариальных действий в Реестре, подпись в получении Реестра, дата окончания Реестра и т.п.
7.10. В начале нотариальной деятельности или в начале делопроизводственного года каждый нотариус имеет право на получение одновременно двух Реестров, зарегистрированных в Журнале. Реестры используются нотариусом в строгой последовательности в соответствии с регистрационными номерами.
7.11. В случае освобождения от должности Заведующего Республиканским нотариальным архивом или прекращения деятельности нотариуса, нотариус (заведующий Республиканским нотариальным архивом) закрывает Реестр итоговой записью, о чем проставляется отметка в графе 10 Журнала и делается запись в графах 1 - 7 Реестра с указанием оснований прекращения нотариальной деятельности, скрепляется подписью уполномоченного должностного лица и печатью Министерства юстиции, а свободные страницы Реестра перечеркиваются (прочеркиваются). Такой Реестр подлежит сдаче в Республиканский нотариальный архив и не может быть передан для ведения другому нотариусу.
7.12. Работники Министерства юстиции, ответственные за учет Реестров, несут персональную ответственность за достоверность сведений, внесенных в Журнал.
7.13. Записи, осуществляемые при регистрации нотариальных действий нотариусом (заведующим Республиканским нотариальным архивом) состоят из одной цифры, соответствующей порядковому номеру нотариального действия (1, 2, 3,... 10 и т.п.).
7.14. Записи в Реестре проводятся лично нотариусом или в его присутствии лицом, находящимся с ним в трудовых отношениях. При отсутствии нотариуса на рабочем месте Реестр хранится в сейфе, использование его другими лицами и внесение записей в Реестр запрещается.
7.15. Записи в Реестре должны быть полными и сокращению не подлежат, кроме общепринятых сокращений.
Например: город - г., район - р-н, поселок городского типа - пгт., улица - ул., дом - д., квартира - кв.
7.16. Использования факсимильной подписи не допускается.
7.17. Дописки и исправления, сделанные в Реестре, должны быть оговорены нотариусом и скреплены его подписью и печатью.
7.18. В случае выявления ошибки в нумерации нотариальных действий в Реестре составляется акт, который подписывается нотариусом и скрепляется его печатью (Приложение 26).
7.19. Акт может быть изложен на последней странице Реестра или по желанию нотариуса может быть составлен на отдельном листе, который прикрепляется к Реестру таким образом, чтобы сделать невозможной его утерю.
7.20. При подготовке статистического отчета должны быть учтены расхождения в нумерации.
7.21. В Реестр вносится запись об уже совершенном нотариальном действии, то есть после подписания нотариусом оформляемого документа и проставления печати.
7.22. Номер по Реестру, проставляемый на нотариально оформленном документе, должен соответствовать номеру, под которым нотариальное действие записано в графе 1 Реестра.
7.23. В случае записи нескольких одинаковых (однотипных) нотариальных действий (свидетельствование верности нескольких копий одного и того же документа; удостоверение нескольких доверенностей и т.п.) для одного и того же лица, запись порядковых номеров таких действий в Реестре может осуществляться в виде проставления через дефис первого и последнего номеров по Реестру.
Например, при свидетельствовании нотариусом подлинности подписи на трех заявлениях запись номеров в Реестре может иметь вид: 28 - 30.
7.24. При свидетельствовании подлинности подписи нескольких лиц на одном документе проставляется количество реестровых номеров, которое соответствует количеству лиц, подлинность подписей которых свидетельствуется.
7.25. При свидетельствовании подлинности подписи одного и того же лица на нескольких экземплярах устава или банковских карточек каждый из экземпляров будет иметь один и тот же реестровый номер или те же реестровые номера (если удостоверяется подлинность подписи нескольких лиц).
7.26. При свидетельствовании подлинности подписи одного и того же лица на нескольких однородных документах каждому документу присваивается отдельный реестровый номер.
7.27. При одновременном совершении любых нотариальных действий с одновременным свидетельствованием подлинности подписи переводчика либо свидетельствовании верности письменного перевода документа нотариусом считается, что совершаются два нотариальных действия, и каждому из них присваивается отдельный реестровый номер.
7.28. Дата совершения нотариального действия, указанная в графе 2 Реестра, должна совпадать с датой, отмеченной в удостоверительной надписи нотариально оформленного документа. Дата совершения нотариального действия проставляется в начале рабочего дня и каждый раз повторяется в начале каждой страницы Реестра в течение всего рабочего дня.
7.29. В графе 3 Реестра отмечаются фамилия, имя и отчество, место проживания лица, для которого совершается нотариальное действие. Если это предусмотрено совершаемым нотариальным действием, также отмечается регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта (для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и официально сообщили об этом в соответствующий налоговый орган и имеют отметку в паспорте). Если нотариальное действие совершается при участии иностранного гражданина или он является представителем при совершении нотариального действия, отмечаются его гражданство и постоянное местожительство.
7.30. В случае свидетельствования верности копии документа, а также, если нотариальное действие совершается при участии иностранного гражданина или гражданина Донецкой Народной Республики, постоянным местом жительства которого является иностранное государство, место жительства лица, которое обратилось за совершением нотариального действия, может указываться с его слов, если личность гражданина установлена по документу, который не содержит эту информацию.
7.31. В случае совершения нотариального действия при участии представителя в графе 3 отмечаются фамилия, имя и отчество, местожительство представителя, регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта (для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и официально сообщили об этом в соответствующий орган государственной налоговой службы и имеют отметку в паспорте) (кроме представителя юридического лица), реквизиты документов, на основании которых осуществляется представительство.
7.32. Если нотариальное действие совершается при участии юридического лица, указываются его полное наименование по документу, подтверждающему государственную регистрацию юридического лица (свидетельством о государственной регистрации), его место нахождения, код налогоплательщика по ЕГРПО или налоговый номер (если это предусмотрено совершаемым нотариальным действием), фамилию, имя и отчество представителя, место его проживания, должность, реквизиты документов, подтверждающие его полномочия. Организационно-правовая форма юридического лица может отмечаться сокращенно. Например: «ООО, ОАО».
7.33. При оформлении банковских карточек нотариус, удостоверяя подлинность подписей должностных лиц, в графе 3 Реестра записывает должность должностного лица с указанием полного наименования юридического лица (при указании следующих должностей наименование юридического лица указывать не обязательно), фамилию, имя и отчество, его местожительство, реквизиты документов, подтверждающие пребывание на этой должности.
7.34. В этой самой графе дополнительно отмечаются фамилии, имена, отчество, местожительство граждан, подписавшихся за лиц, которые в результате болезни, физического изъяна или по другим причинам не могут собственноручно подписать сделку, заявление, другой документ или расписаться в получении нотариально оформленного документа, переводчика, а также свидетелей.
Например: «Иванов Михаил Иванович, город Донецк, за которого расписался Иванов Сидор Петрович, город Донецк, переводчик Иванов Сидор Петрович, город Донецк» (причина, по которой такая подпись была проставлена, отмечается в оформляемом документе в удостоверительной надписи нотариуса и в графе 3 Реестра).
7.35. За свидетельствованием верности копий документов может обратиться как лицо, на имя или в отношении которого выдан документ, так и другое лицо. При этом в Реестр записывается то лицо, которое фактически явилось к нотариусу.
7.36. При последовательном совершении для одного и того же лица нескольких нотариальных действий (записи о которых ведутся друг за другом) нотариус может не повторять каждый раз в графе 3 ранее сделанную запись, а ограничиться записью «Он же, она же».
7.37. В графе 4 отмечается наименование документа, на основании которого установлена личность гражданина, в интересах которого совершается нотариальное действие, или его представителя, серия, номер, дата его выдачи, наименование учреждения, выдавшего документ, а также год рождения, - в подтверждение дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении других нотариальных действий, где проверка этого факта является обязательной.
Например: «Паспорт ВС 135777, выдан Ленинским РО ГУ МВД Украины в городе Донецке 22.06.2010, 1996 г.р.». Число и месяц рождения записываются в Реестре, если по году рождения невозможно точно установить, лицо достигло 18-летнего или 14-летнего возраста.
7.38. Если нотариальное действие совершается от имени или при участии иностранного гражданина, проверяется законность его пребывания на территории Донецкой Народной Республики. В подтверждение этого нотариус в графе 4 после записи документа, по которому установлена личность, записывает также реквизиты визы, срок ее действия. В случае, когда действующим законодательством предусмотрена регистрация в паспорте или в иммиграционной карточке иностранца или лица без гражданства, в Реестре отмечается срок регистрации. В случае, если между Донецкой Народной Республикой и страной, откуда прибыл иностранец, установлен безвизовый режим передвижения, нотариус записывает только срок регистрации иностранца на территории Донецкой Народной Республики.
7.39. Если совершаемое нотариальное действие нуждается в проверке правоспособности и дееспособности юридического лица, в этой графе записываются реквизиты устава (положения), свидетельства о государственной регистрации юридического лица или другого документа, которым подтверждается такая правоспособность и дееспособность. В случаях, предусмотренных законодательством, в этой графе отмечаются реквизиты свидетельства о государственной регистрации физического лица - предпринимателя.
7.40. Если документы, устанавливающие личность гражданина или правоспособность и дееспособность юридического лица, уже записывались в данном Реестре, нотариус, осмотрев такие документы, может ссылаться на соответствующую запись, указав номер по Реестру и дату записи.
Например: «См. реестровый № 1678 от 01.08.2010».
7.41. При совершении для одного и того же лица одновременно нескольких нотариальных действий запись о документе, по которому установлена личность, делается один раз при регистрации первого из них. Дальше нотариус может ограничиться отметкой: «То же».
7.42. В графе 5 записывается содержание оформляемого документа.
7.43. При свидетельствовании верности копии или выписки из документа, подлинности подписи переводчика отмечаются название документа, кем, когда, на чье имя выдан документ и его краткое содержание, а при свидетельствовании подлинности подписи заявителя - кому адресуется заявление и его краткое содержание.
7.44. Если нотариусу для совершения нотариального действия представлен документ, прошедший процедуру легализации или проставления апостиля, в Реестре отмечается факт легализации или проставления апостиля, а также записываются название консульского учреждения или другого учреждения, осуществившего эту функцию, дата легализации или проставления апостиля и регистрационный номер.
7.45. В случаях совершения нотариальных действий в порядке замещения, в этой графе делается отметка со ссылкой на порядковый номер журнала регистрации фактов замещения.
7.46. Запись в Реестре должна быть сделана таким образом, чтобы она давала возможность идентифицировать документ без искажений изложенных в нем сведений.
Например: «Удостоверена верность 3-х копий на 2-х страницах извлечения под № 11/5/4 из судебного реестра, удостоверенного 07.07.2007 Земельным судом города Берлин, Германия, о регистрации 12.02.2007 в книге № 2-37 Компании «Третье тысячелетие», легализуемой Посольством Донецкой Народной Республики в Германии (Генеральным консульством) 08.08.2015 под № 543;
Удостоверена верность копии свидетельства !УСВ № 238451, выд. Кировским отд./загс г. Горловки 22.04.2007 о рождении 23.02.2007 Бондарева М.Д.;
Удостоверена подлинность его подписи на заявлении на имя нотариуса Третьякова А.А. об отказе от преимущественного права покупки у Петрова Д.А. принадлежащей ему 1/2 части дома, расположенного по адресу: г. Шахтерск, ул. Кисловодская, 45, по цене 20000 гривен».
7.47. При удостоверении сделок или выдаче свидетельств в этой графе указывается вид сделки или свидетельства.
Например: «Договор дарения», «Доверенность», «Завещание»,
«Свидетельство о праве на наследство по закону (по завещанию)» и т.п.
7.48. Если копия документа изложена на двух и более страницах, отмечается количество страниц копии. Однако когда удостоверяется одна копия на одной странице, количество копий и количество страниц может не указываться.
7.49. При оформлении ряда однородных по характеру документов (например, свидетельствование нескольких копий одного и того же документа, свидетельствование подлинности подписи переводчика на нескольких экземплярах перевода одного документа, удостоверение нескольких доверенностей одного и того же содержания, но на разных представителей) в Реестре делается одна запись, но с указанием количества оформленных документов или их экземпляров.
Например: «Две доверенности», «Удостоверена верность 5 копий на 4 стр. каждая» (дальше - реквизиты и содержание документа).
7.50. При совершении исполнительных надписей в графе 5 отмечается наименование, реквизиты должника, период, за который взимается задолженность, сумма взысканного долга, а при совершении протеста векселя указывается его название, номер, сумма по векселю, срок платежа, вид протеста, должник по векселю.
7.51. В этой же графе делается отметка, если нотариальное действие совершалось за пределами рабочего места нотариуса.
Например: «В связи с преклонным возрастом и состоянием здоровья доверителя доверенность удостоверена в больнице № 23 по адресу:
г. Донецк, ул. Смолянская, д. 22»;
«В связи с особенностью удостоверения договора, договор удостоверен в помещении «Республиканского Банка», по адресу: г. Донецк, пр. Мира,
д. 8».
7.52. Документы, не относящиеся к установлению личности гражданина или проверке правоспособности и дееспособности юридических лиц, но которые были поданы нотариусу для обзора в подтверждение полномочий представителей (в том числе при удостоверении правовых сделок и оформлении банковских карточек), подтверждение квалификации переводчика и т.п., могут записываться в Реестре в графах 3 - 5.
7.53. В графе 5 записываются серия и номер специального бланка нотариального документа, который использован нотариусом для совершения этого нотариального действия, дата и номер информационной справки о проверке специального бланка нотариального документа.
7.54. При отмене доверенности, отмене или изменении завещания, расторжении нотариально удостоверенного договора или внесении изменений к нему, признании в судебном порядке недействительными сделки или другого нотариального действия в Реестре напротив записи о совершении такого нотариального действия нотариусом делается соответствующая отметка со ссылкой на заявление, договор о расторжении договора, решение суда и т.п.. Такая отметка может размещаться в графах 1 - 5 Реестра и скрепляется подписью и печатью нотариуса.
Например: «Завещание отменено новым завещанием, удостоверенным мною 05.04.2007 под реестровым № 1125»;
«Договор расторгнут договором, удостоверенным нотариусом Лесовой В.Т. 22.02.2015 под реестровым № 985»;
«Доверенность отменена заявлением, подлинность подписи на котором удостоверена 01.09.2015 под реестровым № 1298»;
«Свидетельство признано недействительным решением Ленинского районного суда г. Донецка от 11.06.2015».
7.55. В графе 6 отмечается сумма тарифа и платы. Данная графа заполняется нотариусом после внесения оплаты за совершение нотариального действия и после проставления этим лицом подписи в графе 7.
7.56. В случае, если оплата совершенного нотариального действия осуществлялась в безналичном порядке, а экземпляра нотариально оформленного документа не остается в делах нотариуса, квитанция банковского учреждения или платежное поручение после проставления отметки о погашении с указанием реестрового номера подклеивается в Реестр к записи о совершенном нотариальном действии. При этом в Реестре указываются дата, номер банковского документа и название банковского учреждения, которым проведена банковская операция.
Например: «Плат. поручение № 7-687 от 21.08.2015, АППБ «Республиканский Банк»;
Квит. № 4675/122 от 08.09.2015, АКБ «Российский» в г. Донецке».
7.57. Об оплате нескольких нотариальных действий по одному и тому же платежному документу нотариусом отмечается: «К реестру от ... по № ... от ... (подпись нотариуса)». При этом в Реестре делается отметка о том, где находится платежный документ, и оплата каких нотариальных действий осуществлена по такому платежному документу.
Например, запись в графе 6 Реестра может иметь такой вид:
«Плат. поручение № 11-132 от 13.09.2015, АППБ «Республиканский Банк» - см. также реестр № 1267 от 13.08.2015».
7.58. Если одновременно совершается несколько нотариальных действий при участии одних и тех же лиц, нотариус может ссылаться на такую запись с указанием реестрового номера и даты совершенного нотариального действия.
7.59. Все лица, в том числе их представители, записанные в графе 3 (в том числе переводчики), в том числе лица, подписавшие документ по просьбам граждан, которые в связи с болезнью или физическим изъяном не могли подписаться собственноручно, подписываются в графе 7 Реестра с указанием фамилий.
7.60. В конце каждого рабочего дня после последнего нотариального действия через графы 1 - 7 проводится черта и итоговой записью в Реестре отмечается количество совершенных нотариальных действий, размер полученной нотариусом платы и количество использованных бланков нотариальных документов. Такая запись может размещаться в графах 1 - 7 и скрепляется подписью нотариуса.
Например: «Совершено 4 нотариальных действия. Получено платы 256 грн. 28 коп. Использовано 2 бланка».
7.64. Для работы над статистическим отчетом нотариус может вести книгу ежедневного учета совершенных нотариальных действий и взысканной при этом платы за совершение нотариального действия. Графы в книге ежедневного учета совершенных нотариальных действий и взысканной при этом платы целесообразно привести в соответствие с формой статистического отчета.
7.65. Если нотариус считает нужным, в вышеуказанную книгу могут вноситься также иные сведения статистического характера (например, учет доверенностей по объектам, в отношении которых передаются полномочия; осуществление учета по всем без исключения нотариальным действиям, совершаемым нотариусом; учет использованных для совершения нотариальных действий бланков нотариальных документов).
7.66. Нотариусом ведется журнал (книга) учета вызовов нотариуса за пределы нотариальной конторы или рабочего места нотариуса (дальше - Журнал (книга) учета вызовов). В Журнале (книге) учета вызовов предусматриваются такие графы:
7.66.1. порядковый номер;
7.66.2. дата и время вызова нотариуса;
7.66.3. фамилия, имя и отчество лица, сделавшего вызов, его местожительство;
7.66.4. дата и время выезда нотариуса за пределы Республиканского нотариального архива, рабочего места нотариуса;
7.66.5. виды и количество нотариальных действий, которые были совершены нотариусом, и их реестровые номера;
7.66.6. фамилия, имя и отчество гражданина (полное наименование юридического лица), для которого совершалось нотариальное действие;
7.66.7. адрес, где было совершено нотариальное действие;
7.66.8. основание, по которому нотариальное действие совершалось за пределами Республиканского нотариального архива, рабочего места нотариуса;
7.66.9. время возвращения нотариуса на рабочее место нотариуса;
7.66.10. подпись лица, сделавшего вызов или для которого совершалось нотариальное действие;
7.66.11. подпись нотариуса;
7.66.12. примечание.
7.67. Журнал (книга) учета вызовов должен быть прошнурован, количество листов в нем пронумеровано и скреплено печатью и подписью нотариуса.
7.68. Журнал (книга) учета вызовов является переходным документом, записи в нем могут последовательно продолжаться и в следующем году (годах).

VIII. Прием, рассмотрение и регистрация корреспонденции

8.1. Регистрация документов (корреспонденции) является фиксацией факта создания или поступления в Республиканский нотариальный архив, нотариусу документа (корреспонденции) путем проставления на нем регистрационного номера с одновременной записью необходимых сведений о документе в соответствующих журналах, книгах, реестрах.
8.2. Регистрации подлежат все входящие, исходящие, важнейшие внутренние документы (приказы, протоколы, докладные записки, заявления работников) и документы, поступившие в адрес Республиканского нотариального архива, нотариуса.
8.3. Не подлежат регистрации документы оперативного характера согласно примерному перечню документов, неподлежащих регистрации (Приложение 27).
8.4. Входящие документы, поступившие в адрес Республиканского нотариального архива, нотариуса, принимаются лицом, ответственным за делопроизводство, и проходят регистрацию в день поступления.
8.5. Внутренние документы (приказы, докладные записки, заявления работников и т.п.) и исходящие документы регистрируются в день их подписания.
8.6. При поступлении корреспонденции проверяется правильность доставки по адресу на конверте, раскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично», и проверяется наличие документов и приложений к ним.
8.7. Неправильно оформленный документ (не подписанный, не удостоверенный и т.п.), поврежденная или посланная не по адресу корреспонденция возвращается отправителю или пересылается по принадлежности.
8.8. В случае повреждения корреспонденции (конверта) и невозможности ее использования или отсутствия в конверте документа или приложений к нему составляется акт об отсутствии вложений в конверте и повреждения корреспонденции (конверта) (Приложение 28) в двух экземплярах, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией посылается отправителю, а второй остается в Республиканском нотариальном архиве, у нотариуса.
8.9. Все конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, времени отправления и получения корреспонденции.
8.10. Регистрация документов осуществляется в:
8.10.1. журнале регистрации входящих документов;
8.10.2. журнале регистрации исходящих документов;
8.10.3. книге регистрации приказов по личному составу;
8.10.4. книге регистрации приказов по административнохозяйственным вопросам.
8.11. В журнале регистрации входящих документов подлежат регистрации: заявления о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, заявления об отзыве заявления о принятии наследства или об отказе от наследства, заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, заявления наследника на получение части вклада наследодателя в банке (финансовом учреждении), заявления о выдаче свидетельства исполнителю завещания, заявления исполнителя завещания об отказе от осуществления своих полномочий, заявления другого супруга о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов в случае смерти одного из супругов, заявления о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрета отчуждения недвижимого имущества, сообщение суда и следственных органов о наложении ареста и другие, если они поступили по почте или предоставлены нотариусу курьером до дня совершения нотариального действия, заявления родителей о предоставлении согласия несовершеннолетнему ребенку на отчуждение имущества, заявление одного из супругов о согласии на распоряжение имуществом, заявление от совладельца об отказе от преимущественного права покупки доли в праве общей долевой собственности, заявления об отмене завещания или доверенности и т.п., независимо от того, были ли они представлены нотариусу лично или доверенным лицом, курьером, поступили по почте. Дальнейшая регистрация таких документов осуществляется в установленном порядке.
8.12. Заявления от лиц, у которых нет мужа или жены (не женат/не замужем/вдова/вдовец), излагаются на отдельном листе и подлежат регистрации в журнале регистрации входящих документов.
8.13. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (Приложение 29). В штампе указываются наименование Республиканского нотариального архива, фамилия, инициалы нотариуса, дата поступления документа и его регистрационный индекс (порядковый номер по регистрационному журналу и номер дела (наряд) по номенклатуре дел).
8.14. На исходящем документе проставляются дата, номер, отвечающий порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов, и номеру дела (наряда), в котором будет храниться второй экземпляр исходящего документа с отмеченными реквизитами.
8.15. Первый экземпляр исходящего документа посылается адресатам по почте или передается курьером. В последнем случае он вручается адресату под расписку в разносной книге для местной корреспонденции.
8.16. На исполненных документах проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте первого листа документа и включает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова «В дело» и номер дела (наряда), в который должен быть подшит исполненный документ. Документ считается исполненным тогда, когда решены все вопросы, поставленные в нем, и, если это необходимо, дан ответ корреспонденту.

IX. Контроль исполнения документов

9.1. Заведующий Республиканским нотариальным архивом, нотариус лично контролируют исполнение документов, поступивших из Министерства юстиции, других государственных органов, и обязан своевременно предоставлять сведения об их исполнении. Заведующим Республиканским нотариальным архивом, нотариусом могут быть поставлены на контроль также другие документы.
9.2. Для осуществления контроля исполнения документов используется контрольная папка. Документы, находящиеся на контроле, до их окончательного исполнения помещаются в контрольную папку.
9.3. При рассмотрении документов, обращений и т.п., - заведующий Республиканским нотариальным архивом, нотариус обязаны придерживаться установленных действующим законодательством сроков исполнения таких документов.

X. Требования относительно формирования дел (нарядов)

10.1. Формирование дел предусматривает группирование исполненных документов в дела (наряды) в соответствии с номенклатурой дел нотариуса (Приложение 30), составленной на основании Типовой номенклатуры дел нотариуса (далее - Типовая номенклатура) (Приложение 31).
10.2. Формирование дел нотариуса осуществляет лично нотариус или лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
10.3. Дела формируются в таком порядке:
10.3.1. дела должны содержать только оригиналы документов и (или) в случаях, предусмотренных действующим законодательством, копии таких документов, оформленных и удостоверенных в установленном порядке, необходимых для совершения нотариальных действий;
10.3.2. дела должны содержать документы лишь одного делопроизводственного года;
10.3.3. группировать в дела одновременно документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения запрещается;
10.3.4. не позволяется подшивать в дела неисполненные документы;
10.3.5. не допускается включение в дела документов, не имеющих отношения к делу, личных документов, документов, подлежащих возвращению, а также черновиков и проектов (рабочих вариантов) документов;
10.3.6. не допускается подшивать вместе приказы по административнохозяйственным вопросам и по личному составу; приказы по личному составу группируются в соответствии с их видами и сроками хранения;
10.3.7. протоколы заседаний производственных совещаний группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов; внутри группы документов, которые касаются одного протокола, - по повестке дня заседания;
10.3.8. переписка группируется по содержанию и корреспондентским признаком и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ следует за документом-запросом;
10.3.9. документы в личных делах группируются в хронологическом порядке по мере их поступления в такой последовательности:
10.3.9.1. внутренняя опись документов, включенных в дело;
10.3.9.2. заявление о принятии на работу (контракт);
10.3.9.3. направление или представление;
10.3.9.4. личный листок учета кадров;
10.3.9.5. автобиография;
10.3.9.6. документы об образовании (копии);
10.3.9.7. выдержки из приказов (распоряжений) о назначении, переводе, освобождении;
10.3.9.7. дополнение к личному листку учета кадров;
10.3.9.8. дополнение к личному листку о поощрении;
10.3.9.9. справки и другие документы;
10.3.10. нотариальные документы (за исключением документов, связанных с оформлением наследственных дел) подшиваются в дела в таком порядке: первым подшивается экземпляр нотариально оформленного документа, остающийся в делах нотариуса, за ним - документы, на основании которых он выдан или удостоверен;
10.3.11. квартальные планы и отчеты формируются в дела к тому году, к которому они принадлежат по своему содержанию, независимо от времени их составления;
10.3.12. документы, изготовленные с применением средств вычислительной техники (таблицы, расчеты, выкопировки и т.п.), группируются в дела на общих основаниях;
10.3.13. дело (наряд) с документами не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм толщиной). При большем объеме документов дело (наряд) делят на самостоятельные тома (части).

XI. Особенности формирования наследственных дел

11.1. Заявления о принятии наследства; заявления об отказе от наследства; заявления об отзыве заявления о принятии наследства или заявления об отказе от наследства; заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство; заявления о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов в случае смерти одного из супругов; заявления наследника о получении части вклада наследодателя в банке (финансовом учреждении); претензии кредиторов, а также заявления о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым были приняты эти меры; заявления об открытии наследства и заключения договора на управление наследством; заявление исполнителя завещания об отказе от осуществления своих полномочий; заявление отказополучателя об отказе от завещательного распоряжения и т.п. регистрируются в книге учета и регистрации наследственных дел и формируются в наследственные дела.
11.2. Формирование наследственного дела предусматривает группирование документов, на основании которых было открыто наследственное дело и выдано свидетельство о праве на наследство.
11.3. Формирование наследственного дела осуществляется лично нотариусом, в производстве которого находится дело.
11.4. В наследственное дело включаются только оригиналы документов, а в случаях, предусмотренных законодательством Донецкой Народной Республики, - копии документов, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
11.5. Не допускается внесение в наследственное дело документов, не имеющих отношения к делу, документов, подлежащих возвращению, а также черновиков и проектов (рабочих вариантов) документов.
11.6. Во время формирования наследственного дела проверяются правильность оформления документов, наличие и соответствие требованиям законодательства документов, а в случаях, предусмотренных законодательством, копий документов, на основании которых будет оформляться наследство, наличие на документах печатей, подписей, реквизитов документа и т.п. В случае выявления недостатков в документах при формировании наследственного дела исполнитель обязан вернуть такие документы для их устранения.
11.7. Наследственному делу присваивается номер, состоящий из порядкового номера, по которому оно зарегистрировано в книге учета и регистрации наследственных дел, и отмечается через дробь (дефис) год, в котором оно заведено.
11.8. При оформлении наследственного дела после его окончания на обложке дела (Приложение 32) проставляется индекс, предусмотренный номенклатурой дел. На обложке дополнительно указывается, например:
«Наследственное дело № 25/2015 к имуществу умершей 12 января 2015 года Войтовой Галины Алексеевны начато: 15 марта 2015 года закончено: 3 февраля 2015 года».
11.9. Каждое наследственное дело представляет собой отдельный наряд (дело), имеет внутреннюю опись, нумеруется, оформляется титульным листом и прошивается. Дело считается законченным по дате выдачи свидетельства о праве на наследство, если на основании поданных заявлений о выдаче свидетельства о праве на наследство были выданы соответствующие свидетельства всем наследникам, которые призывались к наследованию, и на все имущество, заявленное такими наследниками. Все другие заявления, которые будут подаваться после окончания наследственного дела, считаются такими, которые поданы дополнительно.
11.10. Если наследник умер до выдачи свидетельства о праве на наследство или такое свидетельство не подлежит выдаче по другим причинам (например, вопрос относительно наследования имущества решен в судебном порядке), наследственное дело считается законченным с даты получения нотариусом свидетельства о смерти, решения суда и т.п.
11.11. Оформление наследственного дела возлагается на нотариуса, в производстве (на исполнении) которого находится дело.
11.12. В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследственных прав. Документы систематизируют в хронологическом порядке по датам их поступления, выполнения, подписания, выдачи и т.п. Подшивка документов в наследственное дело должна осуществляться не позднее 3 месяцев после закрытия наследственного дела.
11.13. Законченные наследственные дела за один делопроизводственный месяц помещаются в картонаж, архивные папки и формируются в дела (наряды). Количество нарядов (картонажей, архивных папок) за один делопроизводственный месяц определяется нотариусом самостоятельно с учетом количества законченных наследственных дел. На обложках нарядов (картонажей, архивных папок) указывается порядковый номер тома и отмечаются крайние даты наследственных дел - самого раннего дела и самого позднего дела и количество наследственных дел, помещенных в картонаж. Число, месяц и год обозначаются арабскими цифрами.
11.14. Картонажи, архивные папки нумеруются валовой нумерацией в пределах описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения.
11.15. Оконченные наследственные дела не прошиваются между собой. При этом внутренняя опись (Приложение 33) составляется отдельно к каждому наряду (картонажу, архивной папке) на отдельном листе по форме, содержащей сведения о порядковых номерах дел, индекс дел по номенклатуре нотариуса, фамилии, имена, отчество наследодателей, заглавия документов, где отмечаются каждое наследственное дело и его номер, а также о дате заведения наследственного дела и о дате его окончания, номерах листов наследственного дела и примечании.
11.16. В случае изменения состава документов наследственных дел (дополнение наследственного дела новыми документами и т.п.) ответственный за делопроизводство работник или нотариус проверяет правильность внесения изменений во внутреннюю опись наследственного дела, внутреннюю опись, составленную к наряду, и наличие составленных новых удостоверительных надписей к наследственному делу и документам учетно-справочного характера (книги учета и регистрации наследственных дел, алфавитной книги наследственных дел).
11.17. К описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 34) относятся картонажи, архивные папки с законченными наследственными делами.

XII. Оформление дел для архивного хранения

12.1. Оформление дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения предусматривает нумерацию листов по делу, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, заверитетельной надписи дела, подшивки или оправки дела, оформления обложки (титульного листа) дела.
12.2. С целью соблюдения порядка размещения документов по делу все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, должны быть пронумерованы. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Заверительная надпись наследственного дела и чистые листы не нумеруются.
12.3. Номера на листах проставляются в правом верхнем углу нумератором или простым карандашом таким образом, чтобы не зацепить текст. Применение чернил, пасты или цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
12.4. Если при нумерации были допущенные ошибки, то листы нумеруются вновь, при этом старые номера не стираются, а зачеркиваются одной черточкой скоса и рядом проставляется новый номер листа. В этих случаях во внутренние описи вносятся исправления или описи составляются заново.
12.5. В случае наличия отдельных ошибок в нумерации листов наследственного дела допускается применение литерных номеров. При этом к номеру страницы добавляется буква согласно действующему алфавиту (например: 7а, 11б и т.п.).
12.6. Листы каждого тома дела (наряда) нумеруются отдельно, начиная с первого номера.
12.7. Лист формата больше, чем формат А 4, подшивается за одну сторону и нумеруется как один лист в правом верхнем углу, а потом фальцуется на формат А 4.
12.8. Подшитые в дела конверты с заключениями нумеруются валовой нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруется конверт, а потом каждое вложение в конверте.
12.9. Если при нумерации были допущенные ошибки, то листы нумеруются вновь, при этом старые номера не стираются, а зачеркиваются одной черточкой скоса и рядом проставляется новый номер листа. В этих случаях во внутренние описи вносятся исправления или описи составляются заново.
12.10. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается применение литерных номеров листов (4а, 9б и т.п.).
12.11. Внутренняя опись составляется ко всем делам (нарядам) нотариальных документов, предусмотренных номенклатурой, кроме документов справочного, учетного характера и документов временного (до 10 лет включительно) хранения.
12.12. Внутренняя опись (Приложения 35 и 36) составляется на отдельном листе по форме, содержащей сведения о порядковых номерах нотариально удостоверенных документов дел, фамилии, имена, отчество лиц, в отношении которых совершались нотариальные действия, даты документов, их заглавия, номера по Реестру и номера листов дела, на которых размещен каждый документ. В соответствующей внутренней описи дела (наряда) указывается также количество отсутствующих документов и соответствующих актов (справок).
12.13. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой приводится цифрами и словами количество нотариально удостоверенных документов, включенных в опись, количество листов дела, а также количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается заведующим Республиканским нотариальным архивом или нотариусом.
12.14. Если дело оправлено в наряд (том, часть), то внутренняя опись прошивается в начале наряда (тома, части), а заверительная надпись дела прошивается в конце наряда (тома, части).
12.15. Изменения в составе документов дела (включение
дополнительных документов, их исключение, замена оригиналов копиями и т.п.) отображаются в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие оправдательные документы (соглашение о расторжении договора, постановление суда, постановление следственного органа и т.п.).
12.16. С целью учета количества листов по наследственному делу и фиксации особенностей их нумерации в конце наследственного дела совершается заверительная надпись на специально вшитом листе согласно Приложению 37 к настоящим Правилам. Приклеивание заверительной надписи не допускается.
12.17. В заверительной надписи отмечается цифрами и словами количество листов по наследственному делу и отдельно через знак + (плюс) количество листов внутренней описи. В этой записи указываются все неустранимые дефекты (поврежденные листы, разрушенные, залитые чернилами), справки - заменители (копии) изъятых документов, а также в случае отсутствия необходимых документов - их количество, наличие актов, справок, литерных и пропущенных номеров листов.
12.18. В заверительной надписи делается отметка: в графе 1 (словами) - название документа, в графе 2 - присвоенные страницам номера.
Примеры заверительных надписей:
«В наследственном деле прошито и пронумеровано 15 (пятнадцать) листов»;
«В наследственном деле прошито и пронумеровано 23 (двадцать три) листа. Кроме того, внутренняя опись на 2 листах»;
«В наследственном деле прошито и пронумеровано 120 (сто двадцать) листов, нумерация листов 84 и 85 повторяется. Нижний угол 17 листа частично оторван, верхний угол 113 листа залит чернилами. Кроме того, внутренняя опись на 3 листах».
12.19. В случае поступления дополнительного заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство на нововыявленное наследственное имущество по наследственному делу, к делу приобщаются заявления наследников, документы, подтверждающие принадлежность наследодателю наследственного имущества, и другие документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство.
12.20. В случае приобщения (исключения) документов дело расшивается и после приобщения (исключения) документа повторно прошивается. Приобщенный документ нумеруется тем же порядковым номером, что и последняя страница документа. При этом к номеру страницы добавляется буква согласно действующему алфавиту. Сведения о дате приобщения (исключения) документа указываются во внутренней описи в графе «Примечания». Предыдущая заверительная надпись зачеркивается и хранится по делу постоянно.
12.21. Заверительная надпись подписывается нотариусом. Все следующие изменения в составе дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий оправдательный документ.
12.22. Подшивка дел должна выполняться периодически, но не позже чем через 3 месяца по завершении дел в делопроизводстве.
12.23. Подшивка документов в дела (наряды) осуществляется прочными, туго натянутыми нитями. При подшивке документа в дело (наряд) делаются 4 прокола, расстояния от верхнего и нижнего краев документа не должно быть больше 2 см.
12.24. Подшивка осуществляется так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии прошивки ближе, чем на 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. Если текст документа размещен близко к краю листа, к такому листу при подшивке в дело подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело. В таком же порядке подшиваются документы большого формата, которые хранятся в сложенном виде.
12.25. Металлические скрепления (скрепки, булавки и т.п.) из дела удаляются.
12.26. Обложки дел (нарядов) оформляются по установленной форме (Приложение 38).
12.27. Обложки дел (нарядов) с документами, подлежащими постоянному, длительному (свыше 10 лет) хранению, должны быть изготовлены из твердого картона.
12.28. Надписи на обложках дел (нарядов), книг, журналов должны быть выполнены без сокращений, четко и понятно и изготовлены с помощью технических средств или светостойкими черными чернилами или пастой.
12.29. Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел (нарядов) после его уточнения.
12.30. На обложках дел (нарядов), состоящих из нескольких томов (частей), указывается порядковый номер тома (части).
12.31. На обложках дел, книг, журналов обязательно указываются:
12.31.1. фамилия, имя, отчество нотариуса, нотариальный округ, наименование дела (наряда), срок его хранения;
12.31.2. если дело (наряд) состоит из нескольких томов (частей), отмечается порядковый номер очередного тома (части);
12.31.3. число, год начала и окончания дела (наряда) указываются арабскими цифрами, месяц - словами. Даты начала и окончания дела (наряда) должны отвечать крайним датам документов, которые к нему подшиты;
12.31.4. номер дела (наряда) по описи по согласованию с Республиканским нотариальным архивом;
12.31.5. номер описи и номер архивного фонда - простым карандашом.
12.32. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дел.

XIII. Составление описей дел (нарядов)

13.1. На дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения составляются отдельные описи. Описи дел составляются по установленной форме (Приложения 39 - 41).
13.2. Описи дел (нарядов) составляется лицом, ответственным за организацию делопроизводства или нотариусом с учетом методической помощи Республиканского нотариального архива с соблюдением таких правил:
13.2.1. описи дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения составляются отдельными делами на каждый делопроизводственный год;
13.2.2. заглавия дел вносятся в описи в той последовательности, в которой они размещены в номенклатуре дел;
13.2.3. графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. Опись дел длительного (свыше 10 лет) хранения должна иметь дополнительную графу «Срок хранения дела (тома, части)»;
13.2.4. графа описи «Примечание» используется для отметок о передаче дел, уничтожении дел и т.п.;
13.2.5. каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело (наряд) состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под отдельным номером;
13.2.6 в случае внесения в опись дел (нарядов) нескольких дел подряд с одинаковым заголовком отмечается полностью лишь заголовок первого дела. На каждом новом листе опись заголовка воссоздается полностью, а все другие однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью;
13.2.7. в конце описи дел делается итоговая запись с указанием (цифрами и словами) количества дел, значащихся в описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также обусловливаются особенности нумерации дел в описи.
13.3. Опись состоит из годовых разделов и является перечнем названий дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Дела каждый год составляют годовой раздел описи. Каждый вид описи дел имеет валовую нумерацию. Опись, количество заглавий дел в которой достигло по порядковому номеру числа 9999, считается законченной описью (Приложение 42), а дела, создаваемые в следующие годы, включаются в новую опись, имеющую следующий номер, например, номер 2 или другой валовый номер.
13.4. В годовой раздел описи дел вносятся также дела, незавершенные
в делопроизводственном году (переходящие дела). При этом в случае их незавершения указанные дела переходят в следующий делопроизводственный год. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого дела продолжались в делопроизводстве, указывается: «Документы по этому вопросу см. также в разделе за год, № ___________», а графы 1, 4, 5 описи не заполняются.
13.5. Описи дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, то есть тех дел, которые в дальнейшем будут передаваться в Республиканский нотариальный архив, составляются в четырех экземплярах. Описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах.
13.6. Все описи дел подлежат обязательному согласованию с Республиканским нотариальным архивом и одобрению ЦЭК, созданной при Министерстве юстиции, через два года по завершении дел в делопроизводстве. Для согласования в Республиканский нотариальный архив предоставляются все экземпляры описи.
13.7. К каждому годовому разделу описи дел постоянного хранения по личному составу составляется предисловие, в котором приводятся сведения о направлениях деятельности нотариуса и период, который охватывают дела описи; кратко характеризуются содержание и полнота документов по делам; освещаются особенности формирования и описи дел, их систематизация в описях.
13.8. Отбор документов, сроки хранения которых закончились, и составление акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Республиканский архивный фонд (Приложение 43) (далее - акт) и которые не подлежат хранению, осуществляется после подготовки нотариусом описей дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за этот же период.
13.9. Описи дел и акт рассматриваются ЦЭК Министерства юстиции одновременно.
13.10. Дела (документы) вносятся в акт, если предусмотренный для них срок хранения закончился до 1 января года, в котором составлен акт.
Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2006 году, могут включаться в акт, который будет составлен не раньше 1 января 2010 года, с пятилетним сроком хранения - не раньше 1 января 2012 года, с учетом примечаний, указанных в Типовой номенклатуре.
13.11. Акт составляется в трех экземплярах на все дела в целом. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к каждой группе.
13.3.17. Акты имеют валовую нумерацию, начиная с № 1.
13.3.18. Одобренные ЦЭК Министерства юстиции описи дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу (нотариуса) и акты утверждаются нотариусом.
13.4. Дела (документы), отобранные для уничтожения, после согласования и утверждения акта передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых отмечается вес бумажной макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии для уничтожения документов (дел). Данные акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в Республиканском нотариальном архиве, у нотариуса. Если объем дел (документов), изъятых для уничтожения, незначителен, они могут быть сожжены или уничтожены механическим способом, о чем отмечается в акте.
13.5. Акт помещается в дело архивного фонда и хранится в Республиканском нотариальном архиве, у нотариуса.

XIV. Архивное хранение нотариальных документов нотариусом

14.1. Документы нотариального делопроизводства и архив нотариуса, осуществляющего деятельность на территории Донецкой Народной Республики, являются собственностью Донецкой Народной Республики и находятся во владении и пользовании нотариуса в связи с осуществлением им нотариальной деятельности.
14.2. Нотариус, осуществляющий деятельность на территории Донецкой Народной Республики, обязан обеспечить сохранность документов нотариального делопроизводства и архива нотариуса на протяжении всего срока осуществления им нотариальной деятельности.
14.3. Нотариальные документы, свидетельства, договора и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры для регистрации нотариальных действий, журналы и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность.
14.4. Архив нотариуса составляют документы, создаваемые нотариусом в связи с осуществлением им нотариальной деятельности, и сформированные в дела (наряды) с указанием сроков их хранения, за исключением документов текущего делопроизводства.
14.5. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.
По окончании года нотариусом производится подготовка дел к архивному хранению в соответствии с правилами нотариального делопроизводства: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и временного хранения заключаются в твердую обложку, документы размещаются в хронологическом порядке и прошиваются, листы дел нумеруются, составляются внутренние описи, описи дел постоянного и временного хранения, лист заверения, паспорт архива.
14.6. Подготовка и оформление нотариальных документов и группирование их в дела (наряды) для архивного хранения нотариуса включают проверку правильности формирования документов в дела, наличие и соответствие требованиям законодательства документов, приобщенных к экземпляру нотариально оформленного документа, а в предусмотренных законодательством случаях - копий из документов, необходимых для совершения нотариальных действий, наличие печатей, подписей, номеров и т.п., а также оформление дел (нарядов) и соответствие их номенклатуре.
14.7. На хранение в архив нотариуса переходят дела (наряды)
нотариальных документов постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения в упорядоченном состоянии, а также законченные в
делопроизводстве документы справочного и учетного характера в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
14.8. При подготовке документов для архивного хранения нотариус проводит сверку наличия нотариальных документов согласно Реестру для регистрации нотариальных действий и соответствующей номенклатуры дел.
14.9. Отметка относительно проведенной нотариусом сверки указывается в конце внутренней описи дел и им подписывается (например: «Наличие документов сверено с Реестром для регистрации нотариальных действий», дата, подпись).
14.10. В случае выявления недостатков в формировании и оформлении дел (нарядов) нотариус обязан их устранить.
14.11. В соответствии с утвержденными описями нотариус обязан провести сверку наличия каждого дела (наряда).
14.12. В каждом экземпляре описи дел (нарядов) делаются отметки о наличии того или иного дела (наряда). В конце каждого экземпляра описи дел (нарядов) цифрами и словами делаются отметки о фактическом количестве дел (нарядов), поступивших в архив нотариуса, проставляются номера отсутствующих дел (нарядов), дата поступления в архив нотариуса и подпись нотариуса.

XV. Передача дел в Республиканский нотариальный архив

15.1. Источниками комплектования Республиканского нотариального архива (фондообразователи) являются - государственные нотариальные конторы (ранее осуществлявшие деятельность на территории Донецкой
Народной Республики), нотариусы, занимающиеся частной практикой на территории Донецкой Народной Республики.
15.2. До передачи на государственное хранение, документы, временно, в пределах, установленных Главным государственным архивным управлением Донецкой Народной Республики, хранятся в помещениях фондообразователей.
15.3. Фондообразователи обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в результате их деятельности, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
15.4. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами фондообразователей и за их счет.
15.5. При отсутствии передающей стороны, подготовка, транспортировка и передача архивных документов осуществляется за счет средств республиканского бюджета.
15.6. За утерю и порчу нотариальных документов фондообразователи, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.
15.7. Подготовка дел к передаче на хранение в Республиканский нотариальный архив включает:
15.7.1. экспертизу ценности документов;
15.7.2. формирование документов в дела и их оформление согласно правилам нотариального делопроизводства;
15.7.3. передачу дел в Республиканский нотариальный архив.
15.8. На хранение в Республиканский нотариальный архив передаются дела (наряды) нотариальных документов постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения в упорядоченном состоянии, а также законченные делопроизводством документы справочного и учетного характера согласно соответствующим номенклатурам дел по окончании десятилетнего срока их хранения. Такая передача осуществляется исключительно по описям дел.
15.9. Документы нотариального делопроизводства и архивы государственных нотариальных контор, ранее осуществлявших деятельность на территории Донецкой Народной Республики, в срок, установленный приказом Министерства юстиции, в соответствии с порядком, установленным этими Правилами, передаются в Республиканский нотариальный архив с их последующей передачей нотариусу (ам) Донецкой Народной Республики, определенному (ым) приказом Министерства юстиции.
15.10. В случае отказа от регистрации нотариальной деятельности на территории Донецкой Народной Республики, смены округа частным нотариусом, осуществлявшим свою нотариальную деятельность на территории Донецкой Народной Республики, документы нотариального делопроизводства и архив такого нотариуса должны быть переданы по акту приема-передачи в Республиканский нотариальный архив или другому нотариусу, определённому приказом Министерства юстиции.
15.11. В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права на занятие нотариальной деятельностью по решению суда, отказа нотариуса самостоятельно передать документы нотариального делопроизводства и архив, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, дела нотариуса, включая нотариальные архивные документы, до окончания десятилетнего срока хранения, по решению Министерства юстиции передаются в Республиканский нотариальный архив.
15.12. При подготовке документов нотариального делопроизводства для передачи на хранение в Республиканский нотариальный архив проверяется правильность формирования документов в дела (наряды), оформления дел (нарядов) и соответствие их Типовой номенклатуре. В случае выявления недостатков в формировании документов в делах, нотариус обязан их устранить.
15.13. При подготовке документов для передачи их на хранение в Республиканский нотариальный архив, нотариус (его ответственный представитель) совместно с членами ЦЭК Министерства юстиции и работниками Республиканского нотариального архива проводят сверку наличия нотариальных документов согласно Реестру (и соответствующей номенклатуры дел). Отметка о проведенной сверке указывается в конце внутренней описи дел и подписывается лицами, проводившими сверку.
15.14. Нотариус обязан передать дела (наряды) на хранение в Республиканский нотариальный архив согласно утвержденным описям дел. При этом в каждом экземпляре описи дел (нарядов) делаются отметки о принятии того или иного дела. В конце каждого экземпляра описи дел делаются цифрами и словами отметки о фактическом количестве дел, переданных в Республиканский нотариальный архив, проставляются номера отсутствующих дел, даты приема-передачи дел и подписи лиц, которые сдавали и принимали дела.
15.15. Подготовленные к передаче документы доставляются в Республиканский нотариальный архив грузовым или легковым автотранспортом с крытым кузовом в сопровождении ответственного лица.
15.16. При передаче нотариусом документов нотариального делопроизводства на хранение в Республиканский нотариальный архив составляется акт приема-передачи (приложение 44).
15.17. В случае передачи нотариусом документов делопроизводства нотариуса акт приема-передачи составляется в трех экземплярах, один из которых вместе с документами передается в Республиканский нотариальный архив, второй остается в деле нотариуса, третий передается в Министерство юстиции и приобщается к регистрационному делу нотариуса.
15.18. Передачу документов в Республиканский нотариальный архив с одновременным составлением описи дел и акта об изъятии дел нотариуса (Приложение 45) проводит комиссия Министерства юстиции в случаях, определенных в пункте 4.13 настоящих Правил.
15.19. На хранение в Республиканский нотариальный архив принимаются нотариально удостоверенные договоры отчуждения движимого и недвижимого имущества, договоры пожизненного содержания (ухода), залога (ипотеки), другие договоры, завещания (в том числе секретные завещания) и т. п., в соответствии с номенклатурой дел и документы, на основании которых они удостоверялись, оформлены и сгруппированы в дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения.
В случае отсутствия доступа к нотариальному архиву, расположенному в помещении, которое является частной собственностью физического или юридического лица, вопрос принудительное вхождения в помещение решается в судебном порядке.
15.20. В дела помещаются только оригиналы нотариально удостоверенных документов, изложенные на чистом листе бумаги формата А 4 с отметкой об использованном специальном бланке нотариального документа, с указанием номера, по которому нотариальное действие зарегистрировано в Реестре, и оригиналы документов, а в случаях, предусмотренных законодательством Донецкой Народной Республики, копии документов, на основании которых они удостоверялись. Не допускается включение в дела черновиков, личных документов, документов, подлежащих возвращению, и размноженных копий.
15.21. В дела включаются документы лишь одного делопроизводственного года.
15.22. При необходимости приобщения к соответствующему нотариально удостоверенному документу личных документов (свидетельства о рождении, свидетельства о регистрации брака и т.п.), а также документов, подлежащих возвращению, в дело подшиваются удостоверенные в установленном порядке копии этих документов.
15.23. В Республиканский нотариальный архив принимаются на хранение законченные наследственные дела, помещенные в картонаж, архивные папки, переплетенные в наряды.
15.24. Каждое наследственное дело представляет собой отдельный наряд, которому присваивается номер, состоящий из порядкового номера, по которому наследственное дело зарегистрировано в книге учета и регистрации наследственных дел, и отмечается через дробь (дефис) год, в котором оно заведено, имеет внутреннюю опись, нумеруется, оформляется в обложку из твердого картона и прошивается.
15.25. Наследственные дела помещаются в картонаж, архивные папки по первой выдаче свидетельства о праве на наследство и не прошиваются между собой.
15.26. В каждый наряд (картонаж, архивную папку) подшиваются все законченные наследственные дела за один делопроизводственный месяц. На наряде (картонаже, архивной папке) указываются индекс дела, название дела, крайние даты (за определенный период) и количество наследственных дел. Эта величина постоянна.
15.27. В случае выдачи свидетельства о праве на наследство на дополнение к ранее поданному заявлению изменяется лишь количество страниц одного (конкретного) наследственного дела. В данном случае вносятся изменения во внутреннюю опись и составляются новые итоговые записи к такому наследственному делу.
15.28 Передаче подлежат все дела, включая реестры, книги, журналы, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой на территории Донецкой Народной Республики, или государственной нотариальной конторой.
15.29. Документы нотариального делопроизводства и архив нотариуса, государственной нотариальной конторы передаются в Республиканский нотариальный архив на основании приказа Министерства юстиции Донецкой Народной Республики.
15.30. Дела передаются по акту приема-передачи, в котором отображается количество документов, их хронологические рамки, их физическое, техническое и санитарно-гигиеническое состояние; определяется наличие нормативных и учетных документов (номенклатур дел, описей дел, положений, договоров и т.п.).
15.31. В случае отсутствия передающей стороны документы нотариального делопроизводства и архив передаются по акту изъятия, в присутствии комиссии, состав которой определяется приказом Министерства юстиции. Акт составляется в присутствии представителей правоохранительных органов, понятых, сотрудников жилищноэксплуатационной организации (при наличии) и подписывается лицами, изымающими нотариальные документы и лицами, в присутствии которых он составлен.
15.32. Дела вносятся в акт по разделам: «Нотариальные реестры, книги, журналы», «Наследственные дела», «Иные номенклатурные дела».
15.33. В конце акта делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.
15.34. После передачи дел все экземпляры акта подписываются как нотариусом (работником), передающим дела, так и нотариусом (работником), их принимающим, с проставлением даты.

XVI. Выдача и изъятие (выемка) нотариальных документов

16.1. Выдача и изъятие (выемка) любых дел (нарядов) и нотариальных документов, находящихся на хранении в архиве, возможны лишь в случаях, предусмотренных действующим законодательством.
16.2. Реестры нотариуса могут быть предоставлены суду по мотивированному постановлению суда только для осмотра и должны быть возвращены судом немедленно после осмотра.
16.3. В исключительных случаях при наличии предусмотренного и должным образом оформленного процессуального документа суда прокуратуры, органа дознания или досудебного следствия изъятие (выемка) оригиналов документа проводится с ведома нотариуса, заведующего Республиканского нотариального архива с обязательным оставлением в деле удостоверенной копии изъятого документа и процессуального документа, на основании которого осуществлено изъятие. Об изъятии оригиналов документов (дел) составляется акт в двух экземплярах, первый из которых остается в архиве, а второй передается соответственно суду, прокуратуре, органу дознания или досудебного следствия.
16.4. При обращении физического или юридического лица к нотариусу о выдаче свидетельства о праве на наследство в тех случаях, когда наследственное дело передано на хранение в Республиканский нотариальный архив, нотариус запрашивает из Республиканского нотариального архива данное наследственное дело вместе с соответствующими документами учетно-справочного характера (книгой учета и регистрации наследственных дел, алфавитной книгой наследственных дел).
16.5. Наследственные дела и соответствующие документы учетно-справочного характера выдаются во временное пользование на срок, не превышающий одного месяца.
16.6. Выдача наследственных дел из Республиканского нотариального архива во временное пользование оформляется заказом на выдачу наследственного дела и регистрируется в книге выдачи дел из фондов Республиканского нотариального архива. На место выданного наследственного дела помещается карта-заменитель наследственного дела.
16.7. Передача истребованного наследственного дела и необходимых документов учетно-справочного характера оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. Акт подписывается заведующим Республиканским нотариальным архивом и нотариусом, запрашивающим наследственное дело, и скрепляется гербовыми печатями.
16.8. После выдачи свидетельства о праве на наследство и внесения всех необходимых отметок о такой выдаче, истребованное наследственное дело и документы учетно-справочного характера возвращаются нотариусом в Республиканский нотариальный архив. После возвращения наследственного дела в каждом экземпляре акта делается соответствующая запись.
16.9. Перед выдачей наследственного дела из Республиканского нотариального архива и после его возвращения проводится полистная проверка наследственного дела в присутствии ответственных лиц, передающих и получающих наследственное дело.
16.9. После дополнения наследственного дела, которое запрашивалось, новыми документами, ответственный работник Республиканского нотариального архива проверяет правильность внесения изменений во внутреннюю опись наследственного дела и наличие составленных новых итоговых записей к наследственному делу.

Методические рекомендации по применению Типовой номенклатуры дел нотариуса

1. Типовая номенклатура дел нотариуса устанавливает типовой состав дел, образующихся в делопроизводстве нотариусов (далее - Типовая номенклатура), с единой системой индексации каждого дела и указанием сроков их хранения и является нормативным актом.
Типовая номенклатура составлена на основе изучения состава и содержания документов нотариусов и имеет целью предоставление им практической и методической помощи в ведении нотариального делопроизводства, организации хранения документов и формировании дел, а также отборе документов для уничтожения.
2. Независимо от наличия Типовой номенклатуры каждый нотариус должен иметь индивидуальную номенклатуру дел (далее - номенклатура дел).
Для определения сроков хранения документов в Типовой номенклатуре использован Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, согласно законодательству Донецкой Народной Республики.
3. Нотариусы, зарегистрировавшие нотариальную деятельность в текущем году, составляют номенклатуру дел с начала нотариальной деятельности в данном нотариальном округе.
Из Типовой номенклатуры в номенклатуру дел переносятся дела (наряды), реестры, книги, журналы и т.п. Не допускается включение в номенклатуру дел, не предусмотренных Типовой номенклатурой.
При составлении номенклатуры дел сроки хранения дел, предусмотренных Типовой номенклатурой, переносятся в номенклатуру дел и не могут быть сокращены.
4. Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет длительное практическое значение. Срок ее хранения определяется нотариусом, но не может быть меньше одного года.
Для дел, сформированных из копий документов, устанавливается срок хранения «до минования надобности» независимо от срока хранения оригиналов документов.
5. Срок хранения «до ликвидации» означает, что документы бессрочно хранятся у нотариуса, а в случае ликвидации документы подлежат повторной экспертизе ценности, и в зависимости от ее результатов те из них, которые затрагивают права граждан, передаются по описям дел в Республиканский нотариальный архив.
6. Отметка «ЦЭК», которая установлена в номенклатуре дел для некоторых видов документов, означает, что часть таких документов может иметь культурное значение и после проведения экспертизы их ценности должна вноситься в Республиканский архивный фонд (дальше - РАФ). Решения о внесении в РАФ или уничтожению документов с отметкой «ЭПК» принимаются экспертной комиссией Республиканского нотариального архива.
При составлении номенклатуры дел учитываются все отметки, отмеченные в графе «Примечание» Типовой номенклатуры.
Форма номенклатуры дел нотариуса должна отвечать форме Типовой номенклатуры.
7. При заполнении граф номенклатуры дел нотариуса необходимо учесть такой порядок.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь условное обозначение
(арабскими цифрами) - индекс. Индекс дел состоит из индекса направления деятельности и порядкового номера дела.
Например: 02-08, где 02 - наименование направления деятельности, 08 - номер дела согласно порядку нумерации в пределах раздела.
Во второй графе приводится заголовок дела. Оно должно воссоздавать вид документов и раскрывать их содержание.
Основной частью заглавия является изложение вопроса, по которому дело заводится. Заглавия в номенклатуре дел должны быть краткими, четкими, предельно точными. В заглавии указываются виды документов (договоры, свидетельства, переписки), период, за который созданы документы.
Все документы с грифом «Для служебного пользования» формируются в одно дело.
После окончания делопроизводственного года дело «Документы с грифом «Для служебного пользования» пересматривается полистно. Документы длительного срока хранения, содержащиеся в этом деле, формируются в отдельное дело, которому присваивается самостоятельный заголовок и который дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в деле «Документы с грифом «Для служебного пользования» содержатся только документы временного хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается в соответствии с наибольшим сроком хранения документов, содержащихся в этом деле. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается, и отмечается уточненный срок хранения.
Дела по вопросам, решение которых длится больше года (переходные дела), вносятся в номенклатуру дел каждый год в течение всего срока их решения под одним индексом.
Третья графа (количество дел) заполняется после окончания делопроизводственного года, когда известно, какое количество дел образовалось в прошлом делопроизводственном году. Эти данные подлежат обязательному отражению в итоговой записи, которая оформляется после окончания делопроизводственного года.
В четвертой графе указываются сроки хранения каждого дела.
В пятой графе делаются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о переходящих делах и т.п.
8. В конце года номенклатура дел обязательно закрывается итоговой записью, в которой отмечаются количество и категории фактически заведенных за год дел. Итоговая запись скрепляется подписью нотариуса и его печатью.
Экземпляр номенклатуры дел нотариуса, закрытый итоговой записью о количестве и категориях фактически заведенных за год дел, предоставляется нотариусом в Республиканский нотариальный архив при согласовании им описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения.
9. Номенклатура дел согласовывается с Республиканским нотариальным архивом и ЦЭК Министерства юстиции один раз на пять лет.
Номенклатура дел составляется в двух экземплярах (первый экземпляр номенклатуры остается в соответствующем деле (наряде) нотариуса, а второй экземпляр передается в Республиканский нотариальный архив). Номенклатура дел ежегодно, не позже декабря, пересматривается, уточняется, перепечатывается и составляется в двух экземплярах, после чего утверждается нотариусом сроком на один делопроизводственный год и вводится в действие с 1 января нового года.